PRÉAMBULE

Dans le cadre de ses activités, la société Webaxys recueille et traite des données à caractère personnel. Webaxys place la protection des données à caractère personnel au cœur des services qui vous sont proposés.

La société Webaxys s’engage à respecter les réglementations relatives à la protection des données en vigueur, et plus particulièrement la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à la protection des données personnelles ainsi que le Règlement européen (UE) 2016/679 relatif à la protection des données dit (ci-après « RGPD »).

La présente politique énonce les principes et lignes directrices pour la protection de vos données à caractère personnel et a pour objectif de vous informer sur :

  • ✓ Les données personnelles que Webaxys traite et les raisons de ce traitement,
  • ✓ La façon dont sont utilisées ces données personnelles,
  • ✓ Vos droits sur les données personnelles vous concernant.

La politique concerne les traitements de données mis en œuvre au travers :

  • ➢ Des sites web de la société Webaxys ;
  • ➢ Des relations commerciales entre la société Webaxys et ses clients ou prospects.

La présente Politique a été mise à jour en octobre 2022.
La société Webaxys se réserve le droit de la modifier à tout moment afin de vous fournir une information à jour sur la façon dont les données sont collectées et traitées ou suites à des évolutions législatives et réglementaires.

DESTINATAIRES DU DOCUMENT

Ce document a pour objectif de présenter la politique de confidentialité des données personnelles établie par la société Webaxys. Cette politique est particulièrement destinée aux individus suivants :

  • ➢ Clients : Toute personne morale ou personne physique ayant souscrit un contrat avec la société Webaxys ;
  • ➢ Prospects : Toute personne qui fait l’objet d’opérations commerciales, marketing et qu’elle soit ou non liée contractuellement avec la société Webaxys ;
  • ➢ Candidats : Toute personne qui postule à un emploi au sein de la société Webaxys ;
  • ➢ Fournisseurs : Tout fournisseur de biens et/ou de services agissant pour le compte de la société Webaxys ;
  • ➢ Internautes : Toute personne qui navigue sur les sites web de la société Webaxys.

GLOSSAIRE

Compte utilisateur : Interface permettant au Client d’accéder aux services fournis par la société Webaxys, notamment via l’extranet, à l’aide d’un espace personnel et sécurisé.

Compte utilisateur : Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Internaute : Toute personne qui accède et navigue sur le site internet de la société Webaxys accessible à l’adresse https://www.webaxys.fr/.

Responsable du traitement : La personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement ; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l'Union ou le droit d'un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l'Union ou par le droit d'un État membre.

Site : Le site internet de la société Webaxys accessible à l’adresse https://www.webaxys.fr/.

Sous-traitant : La personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

Visiteurs  : Toute personne physique, y compris les Clients, amenée à accéder aux locaux de la société Webaxys, y compris les datacenter.

Clients   : Toute personnes morale ayant souscrit un contrat de service avec Webaxys et ses représentants personnes physiques.

QUI EST LE RESPONSABLE DES TRAITEMENTS ?

Le responsable des traitements mentionnés dans la présente politique de confidentialité est la société Webaxys dont les coordonnées sont :

Webaxys SAS
355, rue Victor Hugo - Parc Bertel, lot 22
76300 Sotteville-lès-Rouen

QUI EST LE DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES ?

La société Webaxys a désigné un délégué à la protection des données (DPO) auprès de la CNIL. Ses coordonnées sont les suivantes :

Délégué à la Protection des Données
355, rue Victor Hugo - Parc Bertel, lot 22
76300 Sotteville-lès-Rouen
dpo@webaxys.fr

QUELLES SONT LES DONNÉES TRAITÉES ET LES FINALITÉS DES TRAITEMENTS ?

TRAITEMENTCATEGORIES DES DONNEESSOURCES DES DONNEESFINALITESBASE JURIDIQUE

Navigation sur le
site
(Internautes)

Données de
connexion

Directe lorsque vous
naviguez sur le site

Superviser le site web
Améliorer le site web

Consentement
libre et éclairé
recueilli via le
bandeau des
cookies

Prospection
commerciale
(Prospects)

Données
d’identification

Directe lorsque vous
nous contacter (via le
formulaire de
contact, par mail, par
téléphone)

Gérer les prospects
Assurer le traitement de leur
demande et les recontacter
Envoyer des informations
commerciales
Etablir des devis

Intérêts légitimes
de Webaxys

Gestion de la
relation client
(Clients)

Données
d’identification
Informations
d’ordre
économique et
financier

Directe lorsque nous
collectons les
éléments nécessaires
au contrat

Assurer la fourniture et le suivi des
services
Gérer les bons de commande, les
bons de livraison et les PV de
réception
Envoyer les factures
Enregistrer les paiements
Relancer les clients

Exécution du
contrat

Gestion
commerciale
(Clients)

Données
d’identification

Directe lorsque nous
collectons les
éléments nécessaires
au contrat

Envoyer des informations
commerciales
Assurer le traitement des demandes
Recontacter les clients
Gérer les devis

Intérêts légitimes
de Webaxys

Gestion du
compte
utilisateur
(Clients)

Données
d’identification
Données de
connexion

Directe lorsque vous
souscrivez un service

Créer et administrer votre compte
Fournir l’accès aux services souscrits
Assurer l’assistance et la
maintenance

Exécution du
contrat

Gestion des
fournisseurs
(Fournisseurs)

Données
d’identification

Directe lors de la
conclusion du contrat

Gérer les commandes fournisseurs
Etablir les comptes fournisseurs
Payer les factures fournisseurs

Exécution d’un
contrat

Recrutement
(Candidats)

Données
d’identification

Directe lorsque vous
nous adressez votre
candidature

Assurer le traitement des
candidatures
Organiser le processus de
recrutement

Mesures
précontractuelles

Système de
biométrie
(Visiteurs)

Données
d’identification
Données
biométriques

Directe lors de
l’enrôlement

Protéger les biens
Identifier et authentifier les
personnes circulant dans les locaux

Intérêts légitimes
de la société
Webaxys

Système de
vidéosurveillance
(Visiteurs)

Données
d’identification

Directe via les
caméras de
surveillance

Protéger les biens et les personnes
Exploiter les images/vidéos en direct
Exploiter les enregistrements si
nécessaire en cas de contentieux

Intérêts légitimes
de la société
Webaxys

Les données obligatoires sont matérialisées dans les formulaires de collecte des données par un astérisque (*) ou une mention explicite.
Les données collectées sont nécessaires à la fourniture des produits et services proposés. Sans ces données, la société Webaxys ne pourra pas traiter votre demande.

COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES
PERSONNELLES ?

Les données que nous traitons sont conservées le temps nécessaire à la réalisation des finalités poursuivies telles que décrites dans le tableau suivant :

TRAITEMENTFINALITEDUREE DE CONSERVATION

Navigation sur le site (Internautes)

Superviser le site web Améliorer le site web

12 mois

Prospection commerciale
(Prospects)

Gérer les prospects
Assurer le traitement de leur demande
et les recontacter
Envoyer des informations commerciales
Etablir des devis

Le temps de traiter votre demande
augmentée de 10 ans à compter de
la dernière interaction

Gestion de la relation
client
(Clients)

Assurer la fourniture et le suivi des
services
Gérer les bons de commande, les bons
de livraison et les PV de réception
Envoyer les factures
Enregistrer les paiements
Relancer les clients

Le temps de la réalisation du contrat
souscrit augmenté des délais
comptables (10 ans) et des délais de
recouvrement

Gestion commerciale
(Clients)

Envoyer des informations commerciales
Assurer le traitement des demandes
Recontacter les clients
Gérer les devis

3 ans à compter de la fin de la
relation contractuelle

Gestion du compte
utilisateur
(Clients)

Créer et administrer votre compte
Fournir l’accès aux services souscrits
Assurer l’assistance et la maintenance

Le temps de la réalisation du contrat
souscrit

Gestion des fournisseurs
(Fournisseurs)

Gérer les commandes fournisseurs
Etablir les comptes fournisseurs
Payer les factures fournisseurs

Le temps de la relation contractuelle
augmenté des délais légaux

Recrutement
(Candidats)

Assurer le traitement des candidatures
Organiser le processus de recrutement

2 ans à compter du dernier contact.
Cette durée peut être augmentée
avec votre consentement expresse.

Système de biométrie
(Visiteurs)

Protéger les biens
Identifier et authentifier les personnes
circulant dans les locaux

Le temps de la relation contractuelle

Système de
vidéosurveillance
(Visiteurs)

Protéger les biens et les personnes
Exploiter les images/vidéos en direct
Exploiter les enregistrements si
nécessaire en cas de contentieux

1 mois

Ces durées sont augmentées des durées de conservation nécessaires pour satisfaire aux obligations légales, comptables, financières et fiscales ou aux limitations techniques qui incombent à la société Webaxys ou à ses partenaires, au règlement de différends, et notamment, afin de prévenir d’éventuels comportements illicites.

À QUI SONT COMMUNIQUÉES VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Pour les finalités décrites ci-dessus, vos données sont susceptibles d’être transmises :

  • ✓ À des services internes à Webaxys : les directions qui sont en charge de l’exécution des services souscrits, notamment services de support et maintenance, de relations clients, comptabilité, ressources humaines ;
  • ✓ À des prestataires de Webaxys si cela est nécessaire : les prestataires techniques, y compris des sous-traitants qui fournissent des services ou une assistance et des conseils à Webaxys ;
  • ✓ À des organismes externes : les organismes publics dans le cadre des obligations légales ;
  • ✓ Sur demande, elles peuvent également être transférées aux personnes et autorités dont le droit d’accès aux données à caractère personnel est reconnu par la loi, les règlements ou les dispositions émanant d’autorités habilitées par la loi.

La société Webaxys s’engage à ne pas vendre ni louer vos données à caractère personnel à des tiers sans votre accord préalable.

OÙ SONT STOCKÉES VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

L’ensemble des traitements de vos données personnelles est réalisé sur le territoire de l’Union européenne (UE).
Cependant s’il arrivait qu’un sous-traitant ou partenaire de Webaxys se situe en dehors de l’Union européenne et que ce sous-traitant ou partenaire se trouve dans un pays qui n’a pas été reconnu comme assurant un niveau de protection adéquat, Webaxys lui imposerait de se conformer à ses exigences de sécurité et de confidentialité de vos données personnelles et à ne traiter vos données qu’aux fins qu’elle a déterminées. De tels sous-traitants et partenaires auront préalablement signé les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

COMMENT SONT SÉCURISÉES VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Webaxys s’engage à mettre en œuvre les moyens techniques et organisationnels nécessaires afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque en matière de confidentialité, d’intégrité et de disponibilité des données.
Webaxys s’engage à prendre en compte la protection de vos données personnelles et de votre vie privée dès la conception des nouveaux produits ou services qui vous sont proposés.

EXERCER VOS DROITS SUR VOS DONNÉES PERSONNELLES

Dans les conditions prévues par la réglementation relative à la protection des données, toute personne concernée par un traitement de données dispose :

  • ➢ d'un droit d’accès à ses données ;
  • ➢ d’un droit de rectification de ses données ;
  • ➢ d’un droit à l’effacement de ses données, sous réserve de motifs légitimes ;
  • ➢ d’un droit à la portabilité de ses données
  • ➢ d’un droit à la limitation du traitement ;
  • ➢ d’un droit d’opposition, au traitement de ses données pour motifs légitimes ou du droit de retirer son consentement à tout moment sans porter atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait (pour les traitements fondés sur le consentement uniquement, voir QUELLES SONT LES DONNEES TRAITEES ET LES FINALITES DES TRAITEMENTS ?.

La société Webaxys peut s’opposer aux demandes manifestement abusives, notamment par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique ou exiger le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs occasionnés.
Les demandes d’exercice des droits peuvent être adressées

  • ➢ Par courrier à :

Délégué à la Protection des Données
Webaxys SAS
355, rue Victor Hugo - Parc Bertel, lot 22
76300 Sotteville les Rouen

  • ➢ Ou par message électronique à :

dpo@webaxys.fr

En cas de doute raisonnable sur votre identité, un justificatif d’identité (carte nationale d’identité, passeport...) pourra vous être demandé afin de donner suite à votre demande.

SOUMETTRE UNE PLAINTE AUPRÈS DE LA CNIL

Si vous estimez, après nous avoir contacté, que nous n’avons pas traité vos Données conformément à la réglementation en matière de protection des Données personnelles, vous avez la possibilité d’introduire une plainte auprès de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/plaintes

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